Excelで資料作成する時に注意すべき4つのポイント

Photo:Excel_Conditional_Formatting By undefined

Excelで資料作りますか？

仕事でExcelを利用してる人はかなり多くいるのではないでしょうか？
Excelで資料を作ったり、顧客にプレゼントしたりもあるかとおもいます。
そんななか当たり前の事ですが意外とできていない。意外と見落としがちな事があります。いくら良い資料でもちょっとしたことで信頼や信用を失うこともあるかもしれません。
そんなことにならないために、気をつけるべき4つのポイントです。

1つめのポイント. 顧客とバージョンがあっているか？

Excelには様々なバージョンがあります。同一のバージョン出なければ開けなかったり表示が崩れたりすることが良くあります。
Excel2003までは拡張子は、*.xlsでしたが2007以降では、*.xlsxになっています。
最新のバージョンを利用している人はファイルを保存する時に2003形式で保存やマクロ付きで保存などバージョンや環境に合わせた保存方法を選びましょう。

2つめのポイント. 印刷設定

貰った資料ってそのまま印刷したい時ってありますよね？
もらう側は、そのまま印刷できる設定の状況でファイルを送ってほしいものです。用紙サイズ設定や用紙の縦、横設定、ページ区切りの設定などしっかりした資料を作成しましょう。
細かい気配りですがこれができているのとできていないのでは信頼度が全然違います。

3つめのポイント. 開いた時に表示されるシート位置

Excelは、ファイルを開いた時に最後に保存されている場所が最初に表示されてしまいます。そこで、中途半端な場所で保存していたり複数シート有るにもかかわらず途中のシートであったりすると資料としての完成度が低く感じてしまうことがあります。
複数シートが有る場合は1つ目のシートを選択しすべてのシートのカーソル位置は左上など綺麗な状態で最後は保存し顧客へ提出するようにしましょう。
細かな事ですがこういうことで信頼度がアップします。

4つめのポイント. プロパティの設定

設定資料や提案資料、仕様書など色々な資料はフォーマットを用意している人も多いと思います。フォーマットを使いまわす時にプロパティの会社名や作成日などおかしな事になっていませんか？
もし他社の名前を記載したままのフォーマットや旧社名を入れていたりすると会社としての信頼度もガタ落ちします。
営業やSEは、資料作成や提出する際に当たり前のように対応していることだとは思いますが、出来てない人が沢山いるのも現実です。細かいことですがこういう気配りが顧客の信頼の向上や好印象の条件になることが多々あります。同じ資料の内容でもこういう気配りが出来る人と仕事をしたいと思うのが人間の心情だと思います。
もしできていない人は気をつけながら資料作成してみると良いですよ。

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